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        學術科技期刊投稿信(Cover Letter)寫作指南

        劉田宇

        投稿信(Cover Letter)是向學術科技期刊投稿時不可或缺的材料。往往只有一頁的投稿信卻能很大程度地決定稿件的“生死”。投稿信的作者一般為通訊作者,但某些導師也會讓一作參與寫作。面對這樣的挑戰,你是否想過怎樣才能寫成一封讓編輯擊節贊嘆的投稿信呢?本文旨在給讀者們一些啟發和參考。

        1. 投稿信為什么重要?

        投稿信一般是學術編輯首先閱讀的材料,是稿件的“門面”。編輯需要通過投稿信中的內容快速判斷文章的亮點并決定文章是否符合期刊收錄要求及能否外審。Cell旗下的Chem期刊主編Robert Eagling博士曾公開表示,他評估一篇稿件時會依如下順序閱讀材料:

        投稿信 → 題目 → 摘要 → 引言

        你看,很多作者絞盡腦汁地想為自己的文章起一個牛氣的題目,卻可能忽視了投稿信的重要性:它比題目更早映入編輯眼簾,是決定文章第一印象的重中之重。

        另外,某些時候投稿信會落入審稿人手中。因此,投稿信的好壞也會影響審稿人對文章的評價。筆者在審稿時必會首先閱讀投稿信。如果發現投稿信言之無物,或者犯了一些禁忌(下文展開),難免會對文章質量產生懷疑。當然,最后逆轉的可能性還是有的。

        2. 投稿信應該包括哪些內容?

        1)通訊作者信息和期刊編輯或編輯部信息

        若所投期刊為英文期刊,投稿信格式參照正式英文信件格式。寫信人的名字、職稱、單位和聯系方式位于右上角,也可置于投稿信末尾落款后。信紙最好有寫信人單位的抬頭,顯得正式。有多個通訊作者時,只用附上寫投稿信的作者信息即可。詳情請參見文末圖片。

        接下來左起頂格寫期刊編輯或編輯部的信息,包括:投稿時間(記得投稿前更新)、編輯名字、職稱(博士、主編、副主編等)、期刊名和聯系郵箱。如果投稿時不確定編輯,則可寫主編(Editor-in-Chief)信息。若編輯郵箱未知,可用相應期刊的編輯部郵箱替代。

        正文行文前最好寫全編輯名字,是博士的名字前要加Dr.。搞不清楚是不是博士的也可以寫Dr.,沒人會因為被博士而心生怨恨吧。盡量不要只寫Dear Editor或Dear Doctor,這樣顯得很敷衍。風傳有些高分子科學類期刊如果只寫Dear Editor而沒有指明編輯的名字的話,會被編輯直接拒稿。

        下面進入正文部分。

        2)首段:陳述稿件基本信息,包括:

        • 稿件標題;
        • 稿件作者(可選)
        • 稿件類型(Article, Communication, Review, Prospective云云)
        • 投稿期刊

        如果是再次投稿,還應附上稿件編號(Manuscript ID,一般跟在稿件標題后)。

        3)中間段:推銷你的“故事”。這部分是精華。投稿信的質量高低大抵取決于此段,因此需要盡心撰寫。其內容主要包括:

        • 摘要中無法包含的研究背景;
        • 文章講了一個什么故事?要精練,1-2句話必須說清楚。
        • 文章的亮點(Highlight)有什么?這點可以適當拓展。
        • 為什么你的文章適合你所投的期刊?這點可能需要研讀期刊的Aim and Scope(期刊網站上一般都有),尋找文章和期刊定位的契合點。對于綜合期刊,還要強調文章的新穎性和立意,以及對不同專業的讀者吸引力。
        • 你所研發的問題對于相關領域意義為什么重大?
        • 為什么對于其他領域的讀者同樣有吸引力?

        中間段是投稿信寫作的重點也是難點,需要勤加練習才能略有體會。筆者建議一種在美國高校常用的練習法——重構摘要。具體而言,找一篇與自己研究領域相關的頂刊論文,不看摘要, 通讀全文。然后根據自己理解,寫出自己版本的摘要。通過對比自己的摘要和發表的摘要,總結對文章亮點把握的準確性。頂刊論文的摘要往往都是精心雕琢的,質量有所保證。

        4)結尾段:感謝主編(和審稿人)的時間并客氣結尾(如期待回信,或表達對希望文章最終被接收的希冀)。若期刊要求保證無一稿多投或利益沖突,可在此段一并陳述。

        5)署名:如果右上角有寫信人的信息,則這里只用寫名字。名字下面附上簽名則更莊重。但如果右上角沒有寫信人信息,則名字下面還要寫上自己的完整信息。

        6)(可選)推薦審稿人信息:名字、單位、郵箱地址。這部分內容可單獨附上。審稿人的郵箱很重要。編輯一般使用郵箱找到審稿人發表文章的情況(如Google Scholar),用于評估審稿人的資格。若期刊明確表示不接受作者推薦審稿人,此部分可略去。

        3. 投稿信里的“忌諱”有哪些?

        需要明確的是,這些忌諱并不會對你的投稿“一擊致命”。但若能規避它們,會提升自己工作被送出外審的概率。

        1)不要照搬摘要

        前文已述,投稿信是展示工作亮點的第一個平臺,要好好利用。如果內容只是照搬摘要,那因為之后編輯或審稿人還會閱讀摘要,二者表達的內容完全重復,會白白浪費一次宣傳自己工作的機會。而且,照搬摘要可能會讓編輯或審稿人產生作者懶惰的印象,不利于文章發表。

        2)不要羅列課題組成果或與投稿文章相關的其他文章引用量

        編輯在評估一篇稿件時的重心一般只停留在當前投稿的稿件。課題組的成果編輯可通過通訊作者郵箱和單位輕松找到。通訊作者已發表工作的被引用量也無需提及,編輯如果感興趣會順著投稿文章的參考文獻或通訊作者的郵箱地址順藤摸瓜。另外,你有沒有想過,大量列舉與所投稿件相關的、已發表的工作可能是一種“自掘墳墓”的行為?這不明擺著告訴編輯我投稿的工作只是一篇累積性工作(incremental work)嗎?

        總之,投稿信原則上只“推銷”當下的工作。畢竟,你投稿的工作才是編輯和審稿人最為關心的啊。

        3)不要強調所投稿件的工作所獲得的贊譽等

        如果相關工作已在會議上匯報過并被與會者高度贊揚,恭喜你。但,請不要把獲得的贊譽寫到投稿信里。編輯和審稿人不需要你旁敲側擊地告訴他們你的工作有多牛P。大家都精著呢,越聽你王婆賣瓜,越感覺你沒干貨,就越認為你的稿件其實是金玉其外,敗絮其中(人的逆反心理啊……)。請用稿件的質量讓編輯和審稿人從心里認可你的工作。

        4. 特殊情況下投稿信里可以包含的內容

        以上所述為投稿信的一般內容,在特定情況下,投稿信的內容還可包括:

        1)文章是否被邀請

        如果你的稿件是編輯部邀請的,甚至可以是從別的期刊經編輯推薦轉投而來的,請大膽地說出來!這樣做一方面讓編輯部明白你的稿件并非“不速之客”。把請來的客人轟出去可就太不近人情了。表明邀請后基本上你的稿件會被直接送出外審(只要你不在投稿信和文章里“作妖”)。如果有邀請的具體信息最好,比如稿件的編號、發出邀請的編輯名字或邀請郵件時間等。但不要全文復制邀請信(給自己和編輯部一點隱私吧,審稿人或許不關心你們之間說了啥)。通過你提及的信息,編輯部能很快追蹤到發你的邀請。

        于審稿人而言,當看見你是有編輯部邀請加持的……你懂的……不給你面子也得給編輯部一個面子不是?筆者目前已審稿350余篇,也只“忤逆”過編輯部一次,而且也只敢誠惶誠恐地表達自己對受邀文稿質量的批評……

        2)其他與編輯部的聯系

        投稿信是作者與編輯部交流的平臺。如果就投稿稿件曾與編輯部有交流的話,若有必要,可將相關信息囊括進來。例如筆者最近一次投稿信中陳述了因新冠病毒疫情爆發超過了最后投稿期限,但事先和編輯部聯系申請了延期許可。在投稿信中簡要說明情況(切忌長篇大論說個沒完)可避免一些不必要的麻煩。

        3)針對修改文章的投稿信

        當文章修改完畢后再次投稿,最好也準備一封投稿信,但內容與第一次應大不同。筆者將在今后單獨一篇有關回復信寫法的推文中詳細討論相關注意事項。

        最后筆者要強調的是,以上的內容大都為個人經驗,僅供參考。筆者始終贊同寫作應有作者特有的風格和喜好。但若能規避常見“雷區”并采納行之有效的策略,定能達到事半功倍之效果。

        祝大家成功!

        【附錄】投稿信基本格式概覽

        學術科技期刊投稿信(Cover Letter)寫作指南
        學術科技期刊投稿信(Cover Letter)寫作指南

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